Referat fra bestyrelsesmøde 25.2.2020

 

Alle er kommet

 

·         Kommentarer til sidste referat

Ingen kommentar – Referatet er ikke lagt på hjemmesiden endnu.

·         Kort status økonomi (Max)

Vores økonomi ser fornuftig ud ca. 44.000 på kontoen – vi får tilskud fra kommunen i Marts og sidste års opgørelse kommer i Juni.

Penge til ride lejr er flyttet over på separat konto

·         Gennemgang af budget

Der skal udfærdiges nyt budget – Max & Jan laver opdateret budget inden generalforsamling.

·         Generalforsamling

o   Hvem er på valg

Max genopstiller, Lillian genopstiller, Jan genopstiller, Peer genopstiller som suppleant

o   Indkaldelse

Max indkalder og fremsender agenda – tilretter den fra sidste år.

Der serveres boller med pålæg, sodavand samt kaffe og kage.

Der søges forældre til sponsor udvalg

o   Årsafslutning af regnskab 2019 samt resultat

Max gennemgik årsregnskabet og vi lukker 2019 med et plus på 66.725,80 kr.

o   Input til året der gik

Der må gerne sendes input til Jan senest fredag d.06.03

o   Forældreudvalg til sponsor søgning

Max skriver på agenda "vi søger forældre til sponsorudvalg"

Hvis det ikke lykkedes at finde frivillige til generalforsamlingen, så sendes mail til alle medlemmer.

§ Oplæg til ansøgning om sponsor støtte (Lillian)

Lillian har været på kursus i fundraising. Har her fået nogle gode input – 74 slides – Lillian fremsender til alle

Lillian laver udkast til mindre sponsoransøgninger – mulighed for opsætning af skilte mm.

o   Vedtægter

Jan udarbejder forslag til ændring i vedtægter, der skal være en medarbejder repræsentant som er valgt af medarbejderne.

·         Status ny Ridehal

o   Byggeansøgning

Er fremsendt og LP har sendte mail rundt fra Maibritt med nogle punkter der skal svares på.

LP tager den med Maibritt i første omgang og tager nok kontakt til VELAS rådgiver for sparring/input vedr dette.

LP siger til hvis han skal bruge input fra bestyrelsen.

o   Sponsoransøgning

Fra Distriktet kan Maja Mikkelsen muligvis hjælpe med input til dette.

Lillian, Mathilde & Jan laver et oplæg til plan for sponsor søgning (Der planlægges møde begyndelsen af Marts)

o   Kommunal tilskud via puljepenge

Hvordan kan en aftale udfærdiges, for at sikre både VBR og LP i forbindelse med en ny hal.

Jan tager kontakt til kommunen for at få input.

Lillian, Mathilde & Jan – laver ansøgning inden ansøgningsfristen som er d. 1.april 2020 (Der planlægges møde begyndelsen af Marts)

·         Status lejeaftale traktor

Der er udfærdiget udkast til aftale, den skal lige opdateres med minilæsser.

Jan give input til andre små rettelser.

·         Status Heste

Mathilde og de andre undervisere er tilfreds med nuværende hestebestand

Alle hold er fuld booket

·         Undervisere efter sommerferien

Ann Sofie kan eventuelt tage en dag ekstra, dette kan først endelig besluttes når hendes skema er fast.

Linea er lidt i tvivl om hun skal starte på at studere eller ej – dette kan have indflydelse på antal undervisningstimer

Mathilde overvejer om hun vil forsætte med fredags undervisning

Mai får svært ved at forsætte med at undervise hver anden tirsdag

Ovenstående tages op igen til næste bestyrelsesmøde

·         Skifte klubmodul ud med Zakobo – en smidigere og billigere løsning

Max undersøger fordele og ulemper i funktionaliteten.

Hvis Max vurdere at det vil være en fordel, sættes skiftet i værk.

Hvis skiftet bliver aktuelt skal medlemmerne informeres via fysisk brev med hjem fra undervisning og tilbydes hjælp til indmelding i det nye system

·         I-charge d. 11.03 kl. 15.00 (Ladestation)

Opladningsstation til mobiltelefoner – der finansieres via reklamer

·         Gennemgang/opdatering Investeringsliste og To Do listen

Max køber en aflæsser vogn til at bygge transportabelt dommertårn

LP er i dialog med elektriker vedr. LED belysning i stald samt ændring af tændinger.

(Mathilde har sendt opdateret liste rundt efter mødet)

·         Nyt fra distriktet. (Lillian)

Det var godt at deltage i distrikt møde og der var mange deltager fra andre klubber

Referatet er sendt rundt til alle

·         Eventuelt

Mathilde står for at arrangere forsinket julefrokost for ridelærer, medhjælpere og bestyrelsen.

Punkt til næste møde

                Tilfredshed undersøgelse