Bestyrelsesmøde VBR hos Lars Peter den 23 oktober 2017 kl. 19

 

May og Klaus deltog fra kl. 19.30 – fremover afholdes møderne kl. 19.30

 

Mødet blev indledt med dagsordnens punkt 1, som omhandlede kontrakten til halvparter, indtil May bad om ordet. May ønsker ikke at fortsætte i bestyrelsen og stopper til generalforsamlingen. Dette begrundes med flg.:

 

·         Bestyrelsen er ikke fremsynet nok og der er for lidt struktur på bestyrelsesmøderne

·         Hun blev ikke informeret på forhånd om at der blev afholdt ridestævne i september. Hun havde opfattelsen at der på sidste bestyrelsesmøde blev besluttet, at der ikke skulle afholdes ridestævne, men hører efterfølgende ad omveje, at det alligevel blev til noget.

·         Der blev stillet spørgsmåltegn ved om hun havde afleveret ansøgningen om sponsorat til banken, har nu afleveret ny ansøgning.

·         Det er Familien Putman der udelukkende står for undervisningen i klubben. I stedet bør klubben fremover have 4 forskellige undervisere; 1 til hver undervisningsdag, så disse kan supplere hinanden ved fravær.

·         Der mangler planer, mål og strategier for klubben. Samtidig foreslår hun, at vi i klubben laver en strategi for klubben, det videre arbejde, målet for klubben med henblik på en fremtidig samtale med efterskolen.

 

May ønsker ikke fremover at være kontaktperson for Linea (Underviser) og ønsker ikke at stå for at revidere kontrakter til halv-og kvartparter.

 

Herefter gik vi tilbage til dagsordenen – hvor punktet Nyt fra Kassereren blev tilføjet

  1. Kontrakt til halvparter

Linea havde fremsendt de tilrettede kontraktudkast til Klaus den 21/8 og May den 9/9.

Kontrakten revideres, og sættes op , så de vigtigste punkter kommer først.
Forslag fra May om at navn på pony ikke påføres, dette er dog nødvendigt i forhold til den enkelte pony og forpligtelserne i kontrakten.. I forhold til halvpart/kvartpart gælder de samme præmisser, dog en anden pris og disponering i 1 time ugtl. for kvartpart og 2 Timer ugentlig for halvpart.
Lars Peter er tovholder på ændring i halvparts/kvartpartssaftale.
Der er p.t.3 halvparter (heraf 2 kvartparter)
Tilbud fra Preben om at muge i lige weekender fra 1 november start 4/5 november hos de ponyer uden partsaftaler.

2. Mail fra Mai
Liv og Frederikke spørges om de vil tage weekenderne i ulige uger mod reduktion i halvpartsbetaling på. 250 kr. Lillian spørger, og svarer Mai.
Snowflake er solgt, og har derfor skiftet ejer. Der skal laves papir på ejerskifte. Linea lægger info om salg ud på Facebook.


3. Ejerskifte nye ponyer
Preben betaler, når regningen foreligger. Udgifter i forbindelse med indkøb - herunder transport og ejerskifte - er klubben uvedkommende, da klubben ikke ejer ponyerne, men låner disse.

4. Dato for infomøde juniorudvalg
Juniorudvalget skal være inspiratorer og frivillige i forhold til aktiviter, under ansvar for bestyrelsen. Udvalget vælger selv kontaktperon. Minimumsgrænsen for deltagelse i .udvalget er 10 år. Udvalget kan ikke forpligte klubben, men inspirere og samspille. Kontaktperson i bestyrelsen er Preben. Linea tager initiativ til oprettelse af dette. Infomøde aftales efterflg.

5. Planlægning af mødestruktur
Ordstyrer vælges. Dagsorden, hvortil punkter fremsendes senest 1 uge før for behandling på mødet. Udarbejde årshjul med planlagte aktiviteter incl. Budget. Økonomi er punkt på dagsorden min. 1 gang i kvartalet.


5a. Nyt fra kassereren
Klaus har fremsendt ønske om og forslag til kassererskifte. Max spørges, hvis han vil, så er det ok fra bestyrelsen. Skifte 1 januar. Hvis ja fra Max drøfter Klaus papirarbejdet med Erling. Max skal introduceres til Klubmodulet.

Prisen på klubmodulet skal undersøges, samt om vi kan købe et prøveabbonement, så Max kan starte op med støtte fra Klaus.

Det er vigtigt at underviserne giver besked om ændringer/aflysninger til kassereren. Det sker løbende via mails til Klaus fra Linea.

Manglende betaling - Klaus sender navne, tlf. Nr og skyldigt beløb til Lillian, der taget kontakt til de medlemmer, der endnu ikke har betalt.
Fremadrettet laves procedure,så når mulighederne i klubmodulet foreligger,  tilrettes handling i forhold dertil.

Oprydning græsfolde - forslag d. 5 november kl. 10, Erling spørges. Preben og Lillian kan hjælpe.

 
6. Evt. Intet. May skulle gå p.g.a. Barnepige

Mays involvering i bestyrelsesarbejdet indtil hun stopper er pt uklar. Dette forslås drøftet på næste bestyrelsesmøde

Forslag til næste møde – senest om 1 md. - 14/11 eller 22/11.


Referent
Lillian Andersen